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Survivrai-je à ma messagerie ?

mardi 25 août 2009

Au boulot plusieurs dizaines de messages par jour, d’importance, d’urgence et de complexité variable, parfois suivis de contre-ordres dans les 2 heures ou les 2 jours. A la maison, un peu moins de messages en général, mais il y a des bouffées d’activités associatives qui génèrent par moment des tonnes de courrier.

Rien qu’à lire tous ces messages, je pourrais devenir un vrai zombie de la messagerie, passant tout mon temps à les lire, à y répondre, à les classer… Sans oublier que la messagerie du boulot est vite saturée et que je dois passer mon temps à vider les messages les plus lourds.

Et un certain nombre de messages contiennent des infos qui se révèlent cruciales aussitôt effacés.

La prochaine étape évolutive : l’homo messageritus saura consacrer suffisamment peu de temps à internet pour tout de même se nourrir ou se reproduire, ou peut être fera-t-il les 3 à la fois. Il aura alors acquis un avantage sélectif majeur.

Solutions :

Un grand progrès dans la gestion de ma messagerie a été la création de plusieurs dossiers pour classer les messages :

  • important : contient les messages à garder absolument (avec des sous catégories liées aux impératifs professionnels les plus fréquents)
  • temporaire : contient des messages à très court terme que je n’aurai aucun scrupule à effacer si ma messagerie manque de place
  • temporaire 6 mois : contient des messages d’intérêt moyen mais que je pourrais reconsulter dans le court terme. Je ne les efface qu’au bout de 6 mois.
  • journaux : ici les sommaires de journaux scientifiques que je dois consulter quand j’en trouve le temps.

Sans conteste, ceci permet de déblayer l’essentiel. J’ajoute que les gros messages avec pièces jointes sont enregistrés aussitôt hors de la messagerie, dans des dossiers correspondants aux projets, où un petit moteur de recherche local saura les retrouver sans faille. Et les messages avec une échéance sont carrément envoyés dans mon calendrier où ils se manifesteront comme des rendez vous pour me rappeler de les traiter.

Et je ne dois pas oublier de classer certains des messages que j’envoie.

Mais si jamais ma discipline se relâche quelques jours, me voilà à la tête de centaines de messages à gérer, et potentiellement des tas d’infos confusément mêlées.

La solution ultime :

Il y a un site dédié à la gestion de la messagerie et qui apporte toutes les solutions : http://inboxzero.com/articles/


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