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Gérer ses mails, au retour de vacances...

trier les mails très vite pour isoler ce qui est important

mardi 26 août 2014

Quel outil formidable que le mail ? Vous souvenez vous de l’époque où vous receviez très peu de mails sur cette adresse nouvellement créée ? A présent, ce sont des dizaines, ou centaines de mails qui vous attendent chaque jour entre le spam, les abonnements à certains sites d’infos, les publicités, et les messages intéressants qui sont parfois oubliés dans la masse.

Pas de panique, le Renardweb vous apprend comment gérer tout cela efficacement !

Créez des dossiers qui serviront pour le tri

Pour commencer, il faut trier les mails, lire les titres à la suite est fatigant pour les yeux, et l’expérience prouve qu’on peut manquer l’essentiel. Créez 3 dossiers dans votre messagerie : « urgent/important » [1] ; « a_lire » ; « temporaire ».

  • Urgent/important vous permettra de passer du temps sur les messages les plus importants
  • A_lire contiendra tous les messages non urgents qui peuvent attendre et que vous regarderez tranquillement pendant une pause.
  • Temporaire contient tous les messages que vous pourriez jeter, mais par prudence vous les gardez quelques jours.
  • Si vous avez des projets importants en cours (un projet au sens professionnel, un événement à préparer), vous pouvez créer aussi un dossier projet dédié. Enfin si vous avez une équipe, vous créez bien sur un dossier pour classer toutes les communications avec cette équipe.

Commencez votre tri

Il vous reste donc à prendre la liste des messages non lus, et à les trier dans ces trois répertoires. Pour plus de simplicité, vous pouvez trier vos messages non lus, soit par expéditeur, soit par sujet de conversation si votre messagerie le permet.

Commencez par les trier par expéditeur. Un certain nombre d’expéditeurs sautent aux yeux : abonnements à certaines newsletters, sommaires de journaux ; envois publicitaires d’un même fournisseur. Vous pouvez donc les prendre en bloc et les mettre dans « a_lire » si vous voulez les regarder plus au calme, ou dans « temporaire » si vous comptez les jeter. Au bout d’un moment, il ne reste que des messages isolés ou qui ne se classent pas ensemble...

Vous pouvez maintenant trier les messages restant par sujet de conversation. Là encore, vous pouvez les envoyer en bloc vers un des trois dossiers selon le sujet de conversation. Il reste quelques messages individuels que vous devez déplacer un par un.

N’oubliez pas le dossier messages envoyés, qui peut contenir aussi des choses importantes à archiver !

Important/urgent

Ce dossier contient les messages auxquels vous devrez consacrer du temps. Il devrait y en avoir assez peu. Là encore un tri s’impose : certains sont urgents, à traiter tout de suite, certains ne sont pas urgents mais demandent une préparation, d’autres peuvent attendre mais sont importants quand même. C’est le moment de consulter votre emploi du temps et de regarder quand vous aurez du temps pour traiter l’un ou l’autre. Pour les plus importants, mettez vous un rendez vous. Pour les autres, activez la fonction rappel sur le message, ou transformez la en tâche ou en réunion avec une date. La messagerie vous rappellera qu’il faut s’en occuper.

Pour les messages qui correspondent à des projets, ou à des événements, regroupez les ensemble dans un même dossier créé pour l’occasion. Ce sera plus facile de créer une archive plus tard quand le projet sera terminé ou l’événement passé.

Pour les messages qui contiennent des mots de passe ou des procédures importantes, vous pouvez les regrouper ensemble si votre messagerie est sécurisée, et/ou les recopier quelque part sur un disque réseau, par précaution.

A_lire

C’est dans ce dossier que vous avez mis tout ce qui est intéressant à lire, mais pas critique pour votre activité. J’y mets par exemple, les sommaires de journaux scientifiques que je reçois, les infos sur la concurrence, etc… Il faudra les traiter, mais comme ça contient beaucoup de choses, ça peut consommer pas mal de temps.

Il est plus utile de les traiter à un moment ou votre esprit peut se consacrer entièrement à cette tâche, et être efficace. N’hésitez pas à mettre un rendez-vous dans votre planning au moment qui vous semble le plus raisonnable : comme c’est une activité qui ne demande pas une grosse créativité, ce n’est peut être pas la chose à faire quand on est frais le matin, mais plutôt au moment de la digestion quand on revient du repas.

Un certain nombre de ces messages contiennent des infos qui serviront un jour, mais quand ? Protocoles administratifs, infos utilisées une fois par an, etc. Ceux là, je les archive dans un dossier administratif sur mon disque réseau avec le plus de mots clés possibles pour les retrouver quand j’aurai oublié où ils sont.

Temporaire

Tous les mails de ce dossier sont destinés à partir à la corbeille. Mais qui n’a pas regretté un jour d’avoir jeté trop vite un message ? Ils ont donc un sursis de quelques semaines dans ce dossier d’où ils ne sortiront que si je me rends soudain compte que j’en ai besoin. Sinon, régulièrement, j’efface tout ce qui est vieux de plus d’un mois. J’utilise le même principe avec un dossier « temporaire 6 mois » pour les infos qui pourraient servir sur plusieurs semaines puis deviendront sans intérêt. Ceux là ne sont effacés qu’après quelques mois.

Autres dossiers utiles

  • Equipe : permet de garder trace des communications avec l’équipe
  • Projet X,Y,Z : pour chacun des projets importants. Je sais que j’ai besoin de revenir souvent sur les infos contenues dans ces dossiers, mais je peux les archiver une fois passé 4 mois environ. Certains de ces projets sont temporaires et amenés à être archivés une fois terminés.
  • Chefs : un dossier intelligent [2] qui fait apparaître automatiquement tous les messages envoyés par un certain nombre de personnes importantes.
  • Courrier récent : un dossier intelligent qui regroupe tous les mails non lus de la semaine en cours.
  • Achats : un dossier pour garder trace des achats sur le net, accusés de réception, etc…
  • Perso : un dossier pour mettre à part les trucs perso et bien séparer boulot/perso.
  • CV  : un dossier pour garder les CVs des stagiaires, des candidats, etc. ça peut servir plus tard.

Règles

Dans Outlook ou Mail (pour Mac), il est possible de programmer des règles pour envoyer des mails automatiquement dans certains dossiers. Ce n’est pas toujours très fiable car les mots clés utilisables sont rares.

A une certaine époque (révolue), j’avais une collaboratrice qui m’envoyait trop de mails certains jours, et sur plein de trucs différents, c’était épuisant. J’avais du programmer une règle stipulant que tous les messages émanant d’elle partaient dans un dossier spécial que je ne consultais qu’une fois par jour, non mais !

Se désabonner

Il est aussi super important de se désabonner des mails qui ne nous intéressent plus. Si je vois certaines newsletters qui s’accumulent sans que je les consulte, allez hop, désabonnement !

Autres option :

L’excellente appli Boxer sur ipad ne gère hélas que Gmail, à ce jour, mais elle permet d’archiver les mails en un passage, ou des envoyer pour réapparaitre plus tard, pas mal !

P.-S.

Cet article fait partie d’une série sur mon blog destinée à former une réflexion quotidienne qui constituera un dictionnaire pragmatique et inconstant pour mieux vivre en tirant profit de l’expérience.


Statistiques

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Notes

[1] vous pouvez séparer les deux d’ailleurs si vous avez appris à gérer votre planning de cette façon

[2] les mails ne sont pas dedans mais apparaissent dedans où qu’ils soient